Veelgestelde vragen over Ecrivus

De prijs hangt af van de taalcombinatie, het documenttype, de omvang en of er beëdiging nodig is. U ontvangt vooraf een vrijblijvende offerte met een vaste prijs, zodat u niet voor onverwachte kosten komt te staan. Een vertaling naar een veelgevraagde taal als Engels of Duits valt doorgaans lager uit dan een zeldzame taalcombinatie.

De prijs van een beëdigde vertaling hangt af van de taal, het aantal pagina’s en het type document. Veelgevraagde talen liggen doorgaans lager dan zeldzame talen, en een akte van één pagina kost minder dan een meerpaginadossier. Wij leggen het tarief vooraf vast in de offerte, inclusief eventuele waarmerking. Een vaste prijs per pagina noemen wij niet zonder uw document te hebben gezien, omdat opmaak en lay-out het werk beïnvloeden.

Ja, een offerte is vrijblijvend en verplicht u tot niets. U stuurt uw document, wij sturen een prijsopgave terug en u beslist daarna of u akkoord gaat. Op werkdagen reageren wij binnen 30 minuten op uw aanvraag.

Een offerte is doorgaans 30 dagen geldig, tenzij wij iets anders vermelden. De geldigheidsduur en de afgesproken doorlooptijd staan in de offerte zelf. Wijzigt uw document of uw planning daarna nog, dan passen wij de prijsopgave aan en sturen wij u een nieuwe.

Na akkoord op de offerte ontvangt u een factuur. Bedrijven betalen doorgaans op rekening, particulieren vooraf of bij oplevering. Wij vermelden de betaalvoorwaarden in de offerte, zodat u die kent voordat u opdracht geeft. Heeft u een specifieke wens, bijvoorbeeld een inkoopordernummer of een betaaltermijn, geef het door bij uw aanvraag.

U kunt een opdracht annuleren zolang wij nog niet zijn begonnen; dan brengen wij niets in rekening. Is het werk al gestart, dan rekenen wij het tot dan toe verrichte deel af. Wij bespreken de stand van zaken altijd eerst met u voordat wij verdergaan, zodat u weet waar u aan toe bent.

Ja, zowel particulieren als bedrijven en overheden kunnen bij ons terecht. Particulieren vragen ons vaak om beëdigde vertalingen van diploma’s, aktes en documenten voor de IND. Bedrijven en advocatenkantoren komen met contracten, jaarverslagen en technische documentatie.

Een reguliere vertaling is bedoeld voor informatie en communicatie, een beëdigde vertaling heeft rechtsgeldigheid bij officiële instanties. Een reguliere vertaling gebruikt u voor een website, een brochure, een interne presentatie of een cv. Een beëdigde vertaling vraagt u aan voor documenten die een overheid, rechtbank of ambassade moet erkennen, zoals een diploma, geboorteakte of paspoort.

Een beëdigde vertaling is een vertaling gemaakt door een vertaler die is ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv). De vertaler hecht de vertaling aan het brondocument en voegt een slotformule, handtekening en stempel toe. Daarmee krijgt de vertaling rechtsgeldigheid bij overheden, rechtbanken en officiële instanties.

U heeft een beëdigde vertaling nodig voor officiële documenten die bij een instantie geldig moeten zijn, zoals een geboorteakte, huwelijksakte, diploma, paspoort of IND-document. Voor een cv, website, productbeschrijving of interne nota volstaat een reguliere vertaling. Twijfelt u welke vorm de ontvangende partij vraagt, vraag het dan eerst bij hen na; wij denken met u mee over wat er nodig is.

In Nederland is een beëdigde vertaling de officiële vorm; de term gecertificeerde vertaling komt vooral uit het buitenland. Sommige instanties of landen vragen om een extra waarmerking of een verklaring van echtheid bovenop de beëdiging. Laat ons weten voor welk land en welke instantie de vertaling bedoeld is, dan regelen wij de vorm die daar wordt geaccepteerd.

Een beëdigd vertaler staat ingeschreven in het Register beëdigde tolken en vertalers (Rbtv), dat wordt beheerd door Bureau Wbtv van de Raad voor Rechtsbijstand. U kunt de inschrijving zelf nakijken via <a href="https://www.bureauwbtv.nl" target="_blank" rel="noopener noreferrer">bureauwbtv.nl</a>. Voor beëdigde opdrachten zetten wij uitsluitend Rbtv-ingeschreven vertalers in.

Ja, de vertaler hecht de beëdigde vertaling vast aan een kopie van het brondocument. Dat is een vast onderdeel van de beëdiging en nodig wanneer een ambassade of buitenlandse instantie het geheel later wil legaliseren. Geef bij uw aanvraag door of u een papieren versie nodig heeft, of dat een digitaal gewaarmerkte vertaling volstaat.

Legalisatie is de officiële bevestiging dat een handtekening, stempel of zegel op een document echt is, zodat het in een ander land wordt erkend. Voor landen die niet zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag verloopt dit via een keten van instanties, met als laatste stap de ambassade of het consulaat van het bestemmingsland. Dit traject heeft een langere doorlooptijd dan een apostille.

Een apostille is een legalisatiestempel onder het Verdrag van Apostille van Den Haag (1961) die een document geschikt maakt voor gebruik in een ander aangesloten land. U heeft een apostille nodig wanneer uw beëdigde vertaling of officiële document in een verdragsland moet worden erkend. Binnen de EU is voor veel openbare documenten geen apostille nodig dankzij de EU Public Documents Regulation 2016/1191.

Voor landen die zijn aangesloten bij het Apostilleverdrag volstaat een apostille; voor andere landen is volledige legalisatie via de ambassade nodig. Of een land is aangesloten, vindt u op de website van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (<a href="https://www.hcch.net" target="_blank" rel="noopener noreferrer">hcch.net</a>). Voor gebruik binnen de EU is bij veel burgerlijke-standdocumenten geen van beide nodig. Laat ons weten voor welk land het document bedoeld is, dan zoeken wij de juiste route uit.

Een apostille wordt afgegeven door de rechtbank; de leges en doorlooptijd verschillen per situatie. Wij vermelden de actuele kosten en de planning op aanvraag en bevestigen die in de offerte. Wij kunnen de apostille-aanvraag ook voor u verzorgen, zodat u niet zelf naar de rechtbank hoeft.

Legalisatie loopt langs externe instanties zoals de rechtbank, het ministerie en eventueel een ambassade, en elke stap kost verwerkingstijd buiten ons om. De doorlooptijd hangt af van het bestemmingsland en de drukte bij die instanties. Wij brengen de route vooraf voor u in kaart en bevestigen de haalbare planning in de offerte.

De doorlooptijd hangt af van de omvang, de taalcombinatie en of er beëdiging of legalisatie nodig is. Wij bevestigen de haalbare deadline in de offerte, op basis van uw document en startmoment. Zo weet u vooraf waar u aan toe bent.

Ja, een spoedbeoordeling is mogelijk. Stuur uw document op voor een spoedinschatting; wij bekijken wat haalbaar is en bevestigen de planning in de offerte. Voor spoedaanvragen zijn wij ook buiten kantooruren bereikbaar.

U kunt vrijwel elk formaat aanleveren: PDF, Word, Excel, PowerPoint, afbeeldingen, en exports uit InDesign, HTML of XML. Wij verwerken meer dan honderd bestandstypen en leveren in het formaat dat u nodig heeft. Voor beëdigde vertalingen werken wij van een scan of foto, maar voor de aanhechting hebben wij soms een papieren origineel of een gewaarmerkte kopie nodig.

U kunt uw document toevoegen bij de offerteaanvraag of het ons per e-mail sturen; voor grote of gevoelige bestanden gebruiken wij een beveiligde verbinding. Vertel ons gerust als u een eigen uploadomgeving wilt gebruiken. Wat u aanlevert, delen wij alleen met de vertalers die aan uw opdracht werken.

Reguliere vertalingen levert u digitaal in het afgesproken formaat. Een beëdigde vertaling ontvangt u op papier, met de vertaling gehecht aan het brondocument; wij sturen die aangetekend of per koerier, of u haalt ze op in Maastricht. Veel instanties accepteren inmiddels ook een digitaal gewaarmerkte versie; wij stemmen vooraf af welke vorm u nodig heeft.

Ja, u kunt teksten uit uw CMS of webshop laten vertalen. Lever een export aan, bijvoorbeeld via XML, een CSV-bestand of een plug-in, dan houden wij de structuur en codes intact. Wij werken met CAT-tools zoals Trados, Phrase en memoQ die uw terminologie vasthouden, zodat productnamen en vaste teksten consistent blijven over de hele site.

Wij vertalen in meer dan 225 talen, ondersteund door een netwerk van meer dan 10.000 linguïsten. Naast veelgevraagde talen als Engels, Duits, Frans en Spaans werken wij ook met zeldzame talen zoals Tigrinya, Dari en Papiaments. Per vakgebied, zoals juridisch, medisch, technisch en financieel, koppelen wij een vakspecialist met domeinkennis.

Een machine geeft u snel een ruwe versie, maar leest geen context, register of juridische nuance, en is niet rechtsgeldig. Voor een eerste indruk volstaat zo’n tool soms; voor publicatie, contracten of officiële documenten loopt u risico op fouten die de betekenis veranderen. Wij zetten AI daarom in als hulpmiddel onder menselijke controle, met een vertaler die het werk uiteindelijk maakt en controleert.

Wij combineren CAT-tools zoals Trados, Phrase en memoQ met menselijke vertalers en revisie. AI-ondersteuning, met tools als DeepL Pro, OpenAI, Anthropic en Google, zetten wij in waar dat de kwaliteit ten goede komt, met een menselijke specialist die het werk controleert. Officiële en beëdigde documenten laten wij niet zonder menselijke vertaler en revisie. Een tweede revisie voeren wij uit waar het vakgebied, het risico of de omvang dat vereist.

Wij leggen uw vaste termen vast in een termenlijst en bouwen per opdrachtgever een vertaalgeheugen (translation memory) op. Eerder vertaalde zinnen en goedgekeurde terminologie komen zo terug in volgende opdrachten, ook als er jaren tussen zitten. Heeft u een eigen stijlgids of voorkeursterminologie, lever die dan aan; uw termenlijst blijft van u.

Laat het ons weten, dan kijken wij samen met de vertaler naar uw opmerkingen en passen aan waar dat terecht is. Wij verwerken uw feedback en actualiseren uw termenlijst, zodat een volgende opdracht beter aansluit. Een vaste projectmanager houdt het overzicht over uw dossier, ook bij correcties.

U vraagt een tolk aan via een offerte; geef de talen, de datum, de duur en het type gesprek door. Op basis daarvan koppelen wij een tolk met de juiste specialisatie, bijvoorbeeld een gerechtstolk, conferentietolk of sociale tolk. Voor beëdigde situaties zetten wij een tolk in die in het Rbtv staat ingeschreven.

Ja, wij leveren tolken op locatie en tolken op afstand via video of telefoon. Een gesprek bij de notaris of een zitting vraagt vaak om een tolk ter plaatse, terwijl een kort overleg of een intake in de zorg zich goed leent voor videotolken. Wij adviseren u welke vorm past bij uw situatie en regelen indien nodig de tolkapparatuur.

Uw documenten verwerken wij volgens een AVG-conform werkproces en delen wij alleen met de vertalers die aan uw opdracht werken. Op verzoek tekenen wij een geheimhoudingsverklaring (NDA) voordat u uw stukken aanlevert. Zo blijven gevoelige juridische, medische en financiële documenten binnen een afgeschermde kring.

Wij bewaren uw documenten en gegevens niet langer dan nodig is voor de opdracht en onze wettelijke verplichtingen. Bestanden worden na oplevering niet hergebruikt zonder uw toestemming. Wilt u dat wij uw gegevens na afronding verwijderen, of juist bewaren voor vervolgopdrachten, laat het ons weten dan houden wij ons daaraan.